بر اساس قانون تمامی تراکنش‌های خریدوفروش باید از طریق پایانه‌های فروش (POS) متصل به پایانه فروشگاهی در سامانه مالیاتی ثبت شوند. این اقدام که تحت عنوان صورتحساب الکترونیکی موضوع قانون پایانه‌های فروشگاهی شناخته می‌شود، با هدف افزایش شفافیت مالی، کاهش فرار مالیاتی و تسهیل فرآیندهای مالیاتی اجراشده است. علاوه بر این، استفاده از این سیستم به نظم بخشی به امور مالی کسب‌وکارها و کاهش اختلافات با مشتریان کمک می‌کند.
صورتحساب الکترونیکی پایانه های فروشگاهی چیست؟
صورتحساب الکترونیکی پایانه‌های فروشگاهی نسخه‌ای دیجیتال و رسمی از فاکتورهای کاغذی سنتی است. فرض کنید صاحب یک کسب‌وکار هستید و مشتری خریدی انجام می‌دهد. به‌جای صدور فاکتور دستی، اطلاعات تراکنش (مانند مبلغ، نوع کالا و زمان خرید) از طریق پایانه فروش (POS) به‌طور خودکار به سامانه مالیاتی کشور ارسال می‌شود. این فرآیند که تحت عنوان صورتحساب الکترونیکی موضوع قانون پایانه‌های فروشگاهی شناخته می‌شود، شفافیت و دقت تراکنش‌های شمارا افزایش می‌دهد.
اجزای کلیدی این سیستم:
- پایانه مجهز: دستگاه کارت‌خوانی که به پلتفرم مالیاتی متصل است و قابلیت ثبت تراکنش‌ها را دارد.
- نرم‌افزار فروش: سیستمی که اطلاعات خرید را ثبت، پردازش و به پایگاه مرکزی ارسال می‌کند.
- سامانه مالیاتی مرکزی: پایگاه داده‌ای که تمام تراکنش‌های ثبت شده را ذخیره و بررسی می‌کند.
تفاوت دستگاه‌های کارتخوان سنتی با پایانه‌ها:
- اتصال مستقیم به سامانه فروشگاهی و ثبت تراکنش‌ها در پلتفرم مالیاتی.
- قابلیت صدور صورتحساب الکترونیکی از طریق پایانه‌های فروشگاهی با جزئیات کامل.
- ثبت اطلاعات دقیق تراکنش، ازجمله نوع کالا یا خدمات و مشخصات خریدار.
مزایایاین سیستم:
- شفافیت مالیاتی: ثبت رسمی هر تراکنش و کاهش احتمال فرار مالیاتی
- کاهش اختلافات با مشتریان: دریافت و امکان پیگیری فاکتور توسط مشتریان
- مدیریت کارآمدتر: امکان تحلیل دقیق داده‌های فروش، پیش‌بینی تقاضا و مدیریت موجودی
- کاهش خطاهای انسانی: کاهش اشتباهات فاکتور نویسی با ثبت خودکار تراکنش‌ها
- صرفه‌جویی در زمان و هزینه: حذف نیاز به فاکتورهای کاغذی و چاپ
- دسترسی به تاریخچه تراکنش‌ها: امکان بررسی سریع و آسان سوابق فروش
- ادغام با نرم‌افزارهای حسابداری: هماهنگی با سیستم‌های مالی برای مدیریت یکپارچه
مراحل اجرا و اقدامات لازم پایانه فروشگاهی
پیاده‌سازی این سیستم نیازمند برنامه ریزی دقیق و اجرای مراحل مشخص است. در این بخش، مراحل اجرای این الزام قانونی را به‌صورت گام به گام و با جزئیات تشریح می‌کنیم.
آمادگی اولیه: پیش‌نیازهای ضروری
پیش از شروع، اطمینان حاصل کنید که دستگاه کارتخوان (POS) شما قابلیت اتصال به سامانه فروشگاهی را دارد. در غیر این صورت، به ارتقا یا تعویض دستگاه نیاز دارید. مدارک موردنیاز شامل پروانه کسب معتبر، کد اقتصادی، شناسه ملی و اطلاعات حساب بانکی است.
انتخاب و تهیه پایانه مناسب
برای شروع صدور صورتحساب الکترونیکی از طریق پایانه‌های فروشگاهی به دستگاهی مناسب نیاز دارید:
- خرید یا ارتقای دستگاه POS:
- دستگاه باید قابلیت اتصال به سامانه مالیاتی را داشته باشد.
- فهرست شرکت‌های معتبر ارائه‌دهنده دستگاه‌ها در وب‌سایت بانک مرکزی (cbi.ir) در دسترس است.
- مشخصات فنی دستگاه:
- اتصال پایدار به اینترنت.
- توانایی ثبت کامل اطلاعات مشتری و کالا.
- قابلیت چاپ شناسه یکتای مالیاتی روی فاکتور.
ثبت نام در سامانه مالیاتی
برای اتصال به سامانه فروشگاهی، ثبت‌نام در پلتفرم رسمی سازمان امور مالیاتی ضروری است:
- ورود به EFP: به آدرس efp.tax.gov.ir مراجعه کرده و کد اقتصادی و شناسه ملی خود را وارد کنید.
- مدارک موردنیاز:
- پروانه کسب معتبر.
- کد اقتصادی.
- شناسه ملی.
- اطلاعات حساب بانکی مرتبط با کسب‌وکار.
اتصال دستگاه به پایانه فروشگاهی
در مرحله بعد نوبت به راه‌اندازی فنی می‌رسد:
- نصب توسط تکنسین شرکت ارائه‌دهنده دستگاه انجام می‌شود.
- آزمودن اتصال به سرویس مالیاتی برای اطمینان از عملکرد صحیح ضروری است.
- تنظیمات نهایی:
- ثبت اطلاعات فروشگاه (مانند نام و آدرس) در دستگاه.
- بررسی صحت اطلاعات مالیاتی واردشده.
- صدور آزمایشی اولین صورتحساب.
آزمایش سیستم
پیش از استفاده رسمی، سیستم را آزمایش کنید:
- انجام تراکنش‌های آزمایشی:
- چند تراکنش نمونه انجام دهید و ثبت آن‌ها را در سامانه بررسی کنید.
- از دریافت کدرهگیری مالیاتی برای هر تراکنش اطمینان حاصل کنید.
- موارد بررسی:
- آیا اطلاعات تراکنش به‌درستی ثبت می‌شود؟
- آیا کد رهگیری منحصربه‌فرد تولید می‌شود؟
آیا مشتری می‌تواند فاکتور الکترونیکی را پیگیری کند؟
شروع کار رسمی با پایانه فروشگاهی
پس از آزمایش موفق، می‌توانید کار رسمی را آغاز کنید. ابتدا آموزش کارکنان را در دستور کار قرار دهید. نحوه کار با دستگاه جدید را به کارکنان آموزش دهید و روش پاسخگویی به سؤالات مشتریان پیرامون این موضوع را توضیح دهید.
در مرحله بعد، به نکات عملیاتی توجه کنید. هر تراکنش باید فاکتور الکترونیکی داشته باشد. در صورت قطعی اینترنت، تراکنش‌ها باید ذخیره و پس از اتصال ارسال شوند. همچنین، پشتیبان‌گیری روزانه از داده‌های تراکنش‌ها ضروری است.
در فرآیند اجرا ممکن است با چالش‌هایی مواجه شوید. یکی از این چالش‌ها قطع ارتباط با سامانه است. در این صورت، اتصال اینترنت را بررسی کنید و با پشتیبانی شرکت ارائه‌دهنده دستگاه تماس بگیرید.
اگر با خطا در ثبت اطلاعات روبرو شدید، صحت اطلاعات واردشده را کنترل کنید و نرم‌افزار دستگاه را به‌روزرسانی کنید. در مواردی که کد رهگیری نمایش داده نمی‌شود، از اتصال دستگاه به پایانه فروشگاهی اطمینان حاصل کنید و تنظیمات چاپگر دستگاه را بررسی کنید.
برای اجرای بی‌نقص قانون پایانه‌های فروشگاهی ، این نکات را رعایت کنید: از اینترنت پایدار و پرسرعت استفاده کنید، به‌روزرسانی‌های نرم‌افزاری دستگاه را به‌موقع انجام دهید، مشکلات را سریعاً به پشتیبانی گزارش دهید و آموزش مستمر کارکنان را در اولویت قرار دهید.
جریمه‌های عدم اجرای قانون
عدم رعایت الزامات پایانه فروشگاهی می‌تواند پیامدهای مالی و حقوقی سنگینی برای کسب‌وکارها به دنبال داشته باشد و منجر به جریمه‌های مالی قابل‌توجهی شود. جدول زیر جزئیات این جریمه‌ها را نشان می‌دهد:
| نوع تخلف | میزان جریمه | توضیحات تکمیلی |
| عدم ثبت تراکنش در سامانه | ٪۲۰ ارزش معامله | برای هر فاکتور الکترونیکی صادرنشده |
| تأخیر در ثبت صورتحساب | ٪۱۰ ارزش معامله | در صورت عدم ثبت ظرف ۷۲ ساعت |
| ثبت اطلاعات ناقص | ٪۵ ارزش معامله | در صورت کمبود اطلاعات مشتری یا کالا |
| استفاده از دستگاه غیرمجاز | ۵۰ میلیون تومان | علاوه بر جریمه‌های مربوط به تراکنش‌ها |
نکته حیاتی: جریمه‌ها به‌صورت تجمیعی محاسبه می‌شوند. این بدان معناست که یک کسب‌وکار ممکن است به‌طور هم‌زمان با چندین جریمه مواجه شود که می‌تواند مبلغ نهایی را به‌شدت افزایش دهد.
علاوه بر جریمه‌های مالی، تخلف از الزامات پیامدهای حقوقی جدی به همراه دارد:
- تعلیق پروانه کسب تا ۳ ماه برای تخلف اول و به‌صورت دائمی در صورت تکرار.
- مسدود شدن حساب‌های بانکی.
- محرومیت از تسهیلات دولتی یا حمایت‌های مالی.
- ابطال عضویت در اتحادیه‌های سازمان یافته.
سازمان امور مالیاتی برای اعمال جریمه‌ها فرآیند مشخصی را دنبال می‌کند:
- تذکر کتبی: برای اولین تخلف، با مهلت ۱۵ روزه برای اصلاح.
- اخطار رسمی: برای تخلفات مکرر، با مهلت ۷ روزه.
- اعمال جریمه: پس از پایان مهلت‌های تعیین‌شده.
- تشدید مجازات: برای متخلفان مستمر، شامل تعلیق پروانه کسب یا اقدامات قانونی شدیدتر.
برای جلوگیری از جریمه‌ها و انطباق کامل با قانون پایانه‌های فروشگاهی این اقدامات را انجام دهید:
- بررسی روزانه عملکرد سیستم: اطمینان حاصل کنید که تمام تراکنش‌ها در سامانه فروشگاهی ثبت می‌شوند.
- پشتیبان‌گیری منظم داده‌ها: از اطلاعات تراکنش‌ها برای جلوگیری از حذف تصادفی داده‌ها نسخه پشتیبان تهیه کنید.
- آموزش مستمر کارکنان: کارکنان را با آخرین تغییرات قانونی و نحوه کار با دستگاه‌ها آشنا کنید.
- مشاوره با کارشناسان مالیاتی: با یک مشاور مالیاتی معتبر همکاری کنید تا از انطباق کامل با قانون مطمئن شوید.
چرا صدور صورتحساب الکترونیکی پایانه های فروشگاهی اجباری شد؟
اجرای پایانه فروشگاهی یکی از اقدامات کلیدی دولت ایران برای تحول در نظام اقتصادی کشور است؛ اما چه عواملی این موضوع را به یک الزام تبدیل کرده‌اند؟
مبارزه با فرار مالیاتی
با استفاده از این سیستم، تمام تراکنش‌ها به صورت خودکار ثبت و به سامانه مالیاتی ارسال می‌شوند که درآمدهای مالیاتی را ۴۰% افزایش داده است.
ایجاد عدالت مالیاتی
این الزام همه کسب وکارها را تحت یک قانون واحد قرار می‌دهد که امکان تقلب یا گزارش نادرست فروش را به حداقل می‌رساند و بار مالیاتی را عادلانه تر توزیع می‌کند.
شفاف‌سازی نظام اقتصادی
ثبت دقیق تراکنش‌ها به دولت امکان می‌دهد چرخه اقتصادی کشور را بهتر رصد کند، مشاغل فعال را شناسایی کرده و تولید ناخالص داخلی را با دقت بیشتری محاسبه کند.
حفاظت از حقوق مصرف‌کنندگان
این سیستم به مشتریان امکان می‌دهد از اصالت خرید خود مطمئن شود و در صورت نیاز، شکایات خود را پیگیری کنند.
چه کسب وکارهایی مشمول قانون پایانه فروشگاهی می‌شوند؟
در این بخش، با استناد به آخرین بخشنامه‌های سازمان امور مالیاتی، به‌طور دقیق این موضوع بررسی می‌کنیم.
مشاغل الزامی (اجباری برای اجرای قانون سامانه فروشگاهی)
- فروشگاه‌های زنجیره‌ای و بزرگ: هایپرمارکت‌ها (مانند رفاه، شهروند) و سوپرمارکت‌های با مساحت بیش از ۱۵۰ مترمربع.
- مراکز فروش تخصصی: نمایشگاه‌های خودرو، لوازم‌خانگی، پوشاک، طلا و جواهرات، داروخانه‌ها و فروش تجهیزات پزشکی.
- صنف‌های خدماتی خاص: رستوران‌ها و کافه‌های دارای پروانه کسب، هتل‌های سه ستاره و بالاتر و سالن‌های آرایشی مجهز.
- عمده‌فروشان و توزیع‌کنندگان: شرکت‌های پخش مویرگی و عمده‌فروشان مواد غذایی یا کالاهای اساسی.
مشاغل مشروط
برخی کسب‌وکارها با توجه به حجم درآمد یا نوع فعالیت، مشمول این قانون می‌شوند:
- کسب‌وکار متوسط با درآمد سالانه بیش از ۱۰ میلیارد تومان.
- پذیرندگان دستگاه‌های کارتخوان قدیمی که باید به سامانه فروشگاهی متصل شوند.
- فروشگاه‌های اینترنتی با حجم تراکنش بالا در حوزه تجارت الکترونیک.
معافیت‌ها
- کسب‌وکارهای خرد با درآمد سالانه کمتر از ۳ میلیارد تومان.
- دست‌فروشان و دوره‌گردان دارای مجوز.
- مشاغل خانگی با مجوز و درآمد پایین.
